Enterprise Imaging Platform

ドキュメントとITをつなぐシステム連携基盤

社内業務のITシステム化が進んでも残る、手作業でのデータ入力や部署間の紙による文書のやり取り。業務の円滑な流れを止めてしまうこれらドキュメントを複合機などのイメージング機器を介して社内システムと連携することで、今まで分断されていた業務プロセスがつながり、業務の大幅な効率化と可視化が可能になります。

製品紹介

「Enterprise Imaging Platformはドキュメントやイメージデータのハンドリングを自動化するSOAベースの開発プラットフォームです。複合機やFAXなどのイメージング機器と社内システムを連携、その間の処理をWebサービスでつなぐことで、属人的な作業によって分断されていた業務プロセスが円滑に流れます。

Enterprise Imaging Platform概要図

利用シーン

Enterprise Imaging Platformの最大の特徴は、キヤノンが誇るイメージング処理技術を活かしたシステム間連携にあります。企業内の業務で一番のボトルネックとなる紙文書の取り扱いを自動化し、Webサービスにより各種システムと連携することで、業務効率を大幅に改善します。

シーン1. 受注業務の効率化

受注業務において、もっとも扱いに困る紙文書はFAX受信した注文書ではないでしょうか。電子化を望んでも、相手が得意先であるため思うように進まず、自社システムへ手入力するために多くの人件費がかかっていることはよくあります。 Enterprise Imaging Platformでは、FAX機能を内蔵した複合機と連携することで、FAX受信から注文内容を読み取り、受注伝票を作成する一連のプロセスを自動化できます。販売システムへデータ連携するためのCSVファイルを作成することもできます。
【活用のための技術】
デバイス連携(複合機と連携したFAX受信)
OCR処理(注文書内容の読み取り)
帳票作成(受注伝票の作成)

FAX受注を効率化

シーン2. 文書管理の効率化

契約管理、特に契約更新業務は複数の関連文書を扱わなければならず、煩雑な業務になりがちです。対象の契約を抽出して更新案内や申込書を印刷し送付、お客様から捺印済みの申込書を返送されたらスキャンして保管。並行して契約管理システム上で更新済みにステータスを変更して…システムと文書が分離しているがために管理が複雑になります。 Enterprise Imaging Platformでは、契約番号をキーとして複数の業務システムと連携することで、データ抽出から帳票作成、文書保管、ステータス更新と一連の業務がつながります。契約状況が遅滞なく更新されることで、お客様の窓口となるサポート部門とも速やかに情報共有できます。
【活用のための技術】
QRコード付き帳票作成(データ抽出と更新申込書作成)
PDF処理(複数PDFの結合)
QRコード読み取り処理(契約番号をキーにしたシステム連携)

契約書に紐づく複数の文書を効率的に管理したい

シーン3. 営業案件管理の効率化

営業案件の見える化や情報共有を目的として、SFA(Sales Force Automation、営業効率向上を目的とした支援システム)を導入する動きが活発化しています。しかしながら、経営層としては大きな期待を抱いて導入するも、営業効率が思ったほど向上しないという事態に直面することも少なくないようです。システムへの入力に手間がかかって情報を蓄積できず、ナレッジの共有や見える化が進まないことが背景にあります。 Enterprise Imaging Platformでは、SFAに登録した案件番号をキーにして案件情報と提案書・見積書などの関連ドキュメントを紐付けて管理。複合機を起点として営業情報とドキュメントとが紐づき、情報共有がしやすいシステムを構築できます。またワークフローとも連携すれば、監査対象となる証憑類も抜けもれなく管理でき、内部統制の強化につながります。
【活用のための技術】
Webサービス連携(SFAやワークフローとの連携)
コンテンツデータ管理(営業情報とスキャン文書の紐付け)
デバイス連携(複合機タッチパネルでの文書登録)

案件情報と関連文書を紐付けて管理したい

キヤノンITソリューションズ㈱